3 Redenen om (een advies) te schrijven

Al een aantal jaren geef ik les aan de hogeschool, waar ik technniekstudenten onder andere aangeef hoe je een rapport schrijft. Geen notitie, geen verslagje, maar een full-on rapport. Steevast krijg ik elk jaar de vraag ” Waarom? Waarom moeten we een rapport schrijven?” In deze tijd van 140 (of waren het er 160 ?) tekens, is dat natuurlijk een legitieme vraag. Waarom zou je een rapport van “ugh” pagina’s schrijven als alles je altijd in hapklare brokjes tegemoet komt.

Tja, negen van de tien keer zou ik je ook afraden om een rapport te schrijven. Het is zoveel werk, en weet je zeker dat het wordt gelezen? Er zijn wel een paar stappen om uit te zoeken of het handig is om een rapport te schrijven.

1. WAT WIL JE BEREIKEN MET JOUW INFORMATIE?

   Moet jouw lezer een besluit nemen? Zich informeren? Wil je dat de lezer iets gaat doen? Wil je iemand overtuigen? Waarom schrijf je dat rapport eigenlijk? Voordat je ook maar een letter op papier zet, is het handig om dit te weten. Juist bij het nemen van een besluit kan de lezer alle informatie nodig hebben, niet alleen de uitkomsten, maar ook de wegen daarnaartoe. Wil je iemand overtuigen, dan is een -goed onderbouwd - betoog misschien handiger.

   Zolang je maar niet meteen begint te schrijven of direct besluit dat een rapport niets voor je is, maar even nadenkt over wat je wilt met jouw over te brengen informatie, maak je meer kans een goede keuze te maken.

2. Ken de mensen voor wie je schrijft

   Een rapport staat voor veel werk, niet alleen om te maken, maar ook om te lezen. En zit jouw doelgroep daar wel op te wachten? Dus weet voor wie je schrijft! Letterlijk, als je de persoon kent, maar ook belangrijk, zijn of haar rol in het bereiken van het doel van jouw rapport. Een handig middel om dit te ordenen is om gebruik te maken van de DMU (decision making unit). Deze bestaat uit een aantal rollen, een persoon kan meerdere rollen hebben maar dat hoeft niet. Ook kan het zijn dat verschillende mensen met verschillende rollen hetzelfde rapport lezen, vanuit hun eigen invalshoek.

   • Initiator: neemt het initiatief tot een bepaald proces (b.v. aankoop, maar ook onderzoek)

   • Beïnvloeder: helpt bij het opstellen van de technische specificaties of geeft informatie die van pas kan komen bij het beoordelen van alternatieven

   • Adviseur: vergroot aantal te overwegen alternatieven en verbreedt dus het blikveld

   • Gatekeeper: contactpersoon die stroom van informatie over een onderwerp beheerst

   • Beslisser: bepaalt

   • Inkoper: kan formeel een leverancier kiezen en met hem/haar onderhandelen

   • Eindgebruiker: de persoon die het product/de dienst gebruikt

   Soms weet je dat een verhaal door meerdere mensen met verschillende rollen wordt doorgenomen. Een beetje kort door de bocht zal een Beslisser met een samenvatting en het advies van zijn beïnvloeder/adviseur al een eind op weg zijn. Maar dan moet de beïnvloeder wel alle info hebben, dat kan je in hetzelfde rapport kwijt. Ook de voordelen voor de eindgebruiker, mocht deze het ook willen lezen, kunnen daar prima bij.

   Dus meerdere mensen met verschillende rollen: dan kan een rapport een goede keuze zijn.

3. Het geeft je zelf structuur.

   Een derde reden om een rapport te gaan schrijven zou je zomaar wat vreemd kunnen vinden. Deze reden: Om zelf jouw gedachten en informatie te ordenen. Rapporten zijn bij uitstek een middel om eens een goede kapstok te maken voor de door jou opgedane kennis. Een goed rapport loopt langs een logische lijn. Deze kan chronologisch zijn, of juist vanuit een conclusie worden opgebouwd. Het kan heel uitgebreid worden opgezet met een boel onderbouwing en bijlages of wat strakker in het jasje zitten en enkel de directe informatie geven. Al dit soort vragen dwingen je tot het nemen van beslissingen en het vinden van een voor jou juiste structuur. Als dit jouw enige reden is om te schrijven, dan schrijf je waarschijnlijk ook niet het hele rapport, maar je structureert, ordent en scheidt wel jouw informatie om zo tot een helder verhaal te komen.

Als nu blijkt dat verschillende mensen met verschillende doelen allemaal iets moeten vinden van de door jou geleverde informatie, dan kan het lonen om te kiezen voor een rapport. Hoe je dat aanpakt zet ik in een volgend blog.